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Ce qu’il faut savoir pour réserver un meilleur accueil téléphonique à vos clients

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L'appel d'un. e client.e à votre société est la première prise de contact, elle revêt donc une importance particulière car de l'impression qu'aura votre client.e découle l'ambiance de votre future potentielle relation. Il est donc essentiel de soigner l'image de votre entreprise à travers la réception et l'accueil téléphonique.

Les 5 points essentiels pour un accueil imbattable

1. La compétence : elle est liée à la capacité de votre société de répondre efficacement et le plus rapidement possible aux problèmes pouvant être réglés par téléphone.

2. La cohérence : votre accueil téléphonique doit correspondre à l'image de votre société.

3. La disponibilité : ne faîtes jamais sentir à un.e client.e qu'il appelle au mauvais moment (même s'il peut arriver que ce soit le cas). Si vous devez effectuer une recherche pendant l'appel et qu'elle prend du temps, dîtes que vous reprendrez la ligne très bientôt, ou proposez de rappeler si vous ne vous en sortez vraiment pas.

4. L'engagement : faîtes ressentir à votre interlocuteur/rice que vous comprenez sa demande et les raisons d'être de cette demande. Orientez-le/la vers le bon service avec le sourire. Oui, le sourire s'entend au téléphone.

5. Respecter les horaires : un appel cinq minutes avant la pause déjeuner ? Décrochez. Si ça se trouve, si vous ne décrochez pas, la personne appellera votre concurrent et fera affaire avec lui.

Comment traiter au lieux une demande ? 

La première des qualités sera de proposer une écoute attentive. Ne parlez jamais de « problème », préférez le terme solution. Par exemple, au lieu de renvoyer votre client.e vers Mme Grumeau pour régler son problème, envoyez-là plutôt vers Mme Grumeau qui trouve toujours une solution à tout. Vous voyez comme ça change la vision de la situation ?

Si l'accueil téléphonique fait partie intégrante de votre activité, mais que pour certaines raisons, comme le manque de place dans vos locaux par exemple, vous préférez avoir recours à un accueil téléphonique, sachez que c'est possible. Retrouvez plus de détails sur ce service proposé par Agaphone dès maintenant.

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